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Qualiopi change ! On décrypte pour vous les nouveautés

QUALIOPI CHANGE, ON DECRYPTE ENSEMBLE LES NOUVEAUTES

La mise en application de l’arrêt du 31 Mai 2023 qui modifie les modalités d’audit en matière de certification qualité des organismes de formation entre en vigueur à partir du 1er Septembre 2023.

Dans le but d’uniformiser les modalités entre les différents organismes certificateurs, les règles évoluent et se durcissent.

Afin de bien comprendre les nouvelles attentes liées à la certification Qualiopi, nous décryptons pour vous l’ensemble de ces nouveautés.

Qu'est-ce qui change à partir du 1er Septembre ?

- Définition d'un nouvel entrant

Selon cet arrêté, un nouvel entrant désigne les organismes dans leur première année d’activité, ou qui débutent une activité dans une nouvelle catégorie d’actions, spécifique aux indicateurs de cette catégorie.

- Avant la signature du contrat

Lors de la signature du devis avec l’organisme certificateur, il est désormais demandé de signer une déclaration sur l’honneur attestant que l’organisme n’a pas un contrat avec un autre organisme certificateur, ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de 3 mois.

De plus, il est désormais demandé de transmettre SIREN, statut juridique, coordonnées du dirigeant et catégories de formations dispensées.

Le dernier BPF sera également demandé sauf pour les nouveaux entrants qui devront fournir à minima le montant des produits perçus par catégorie de financeur.

- Prérequis : la mise en oeuvre en oeuvre d'une action avant l'audit

Il est désormais nécessaire d’avoir réalisé une action dans chaque catégorie que vous souhaitez présenter à l’audit pour que l’audit soit déclenché.

Rappel des catégories : 

  • Action de formation
  • Bilan de compétences
  • Validation des acquis de l’expérience
  • Action de formation par apprentissage

- Ajustement de la durée de l'audit

Si lors de l’audit l’auditeur constate des éléments nouveaux de nature à affecter la durée de l’audit prévue au contrat, cette durée sera ajustée en conséquence, immédiatement ou par le biais d’un audit complémentaire.

- Affichage obligatoire du certificat

Le certificat devra être affiché dans les locaux de l’organisme certifié et sur son site internet sous peine de non-conformité majeure. En l’absence de site internet, il le communique à toute personne qui en fait la demande.

- Modalité de l'audit de surveillance

La durée de l’audit de surveillance (entre le 14ème et le 20ème mois) d’un organisme nouvel entrant en initial est majorée d’une demi-journée. Cela induit également que les frais d’audit vont évoluer.

L’audit de surveillance est réalisé à distance sauf si l’audité en fait la demande ou si le certificateur s’y oppose (pour cause de signalement ou d’une analyse de risques).

L’audit de surveillance doit être réalisé 3 à 4 mois avant l’échéance définitive. Délai qui permet de traiter et lever les non-conformités le cas échéant.

- Les indicateurs vérifiés en surveillance

Les indicateurs vérifiés lors de l’audit de surveillance sont a minima :

  • ceux qui ont fait l’objet d’une non-conformité à l’audit initial. Une attention particulière est prêtée à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mis en place.
  • les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures, (si applicables au PAC) : 4, 5, 6, 7,10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32
  • les indicateurs 1, 3, 17, 19 pour les organismes ayant bénéficié d’un audit aménagé, les indicateurs non observés en initial
  • le respect de l’obligation d’affichage et de communication du certificat

- Programmation de l'audit de renouvellement

L’audit de renouvellement (avant le 36ème mois) doit être réalisé en présentiel avant la date d’échéance du certificat et dans des délais permettant la levée avant cette échéance des non-conformités majeures éventuelles relevées en renouvellement.

Comme pour l’audit de surveillance, prévoyez donc un délai de 3 à 4 mois avant la fin de votre certificat.

- Traitement des non-conformités

Pour une non-conformité majeure, la mise en oeuvre d’actions correctives doit être effective sous 3 mois et vérifiée par l’organisme certificateur sous 1 mois maximum à compter de l’expiration du délai de 3 mois.
A défaut de cette mise en œuvre sous 3 mois, la certification n’est pas délivrée ou suspendue.

- Signalements

En cas de signalement du non-respect du référentiel par un organisme qu’il a certifié, l’organisme certificateur procède à l’enregistrement et au traitement de ce signalement et peut réaliser un audit complémentaire à distance ou sur site qui peut déboucher sur un constat de non-conformité.
En fonction de la gravité du signalement, l’organisme certificateur peut décider de suspendre, à titre conservatoire, la certification de l’organisme de formation dans l’attente de la réalisation de l’audit complémentaire. L’identité de la personne à l’origine du signalement est préservée.

Vous êtes désormais informé et armé pour l’obtention ou le renouvellement de votre certification Qualiopi.

Vous avez des questions liées aux nouveautés Qualiopi ? N’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts qui est à votre disposition pour vous accompagner et répondre à vos interrogationsNous contacter > 

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